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偏差値ふぉーてぃー

教科書捨ててブログしてる偏差値40台の高校に通う高校生のブログ。

とある高校の生徒会を支えるクラウドサービスとその背景

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晴れて、生徒会長になったものの日々の仕事に追われる身となっているしがない高校生のくぉ(@QuoQlish)です。

はてさて、生徒会というのもなかなか忙しいものですが、その中でも中心になって動きていかなければならないのが生徒会長というものです。単純に仕事を流すだけでは、つまらないですし価値観をすり合わせたり結束感は生まれません。

つまり、生徒会長が持っている仕事や決め事、考えなどを様々な形にフォーマットしてどのようにアウトプットするかで協力体制が得られるか、構想を実現出来るかということにつながってくるわけです。

今回は、そんな生徒会(主に生徒会長)をタスク管理や書類作成など様々な形で支えるクラウドサービスに焦点を当ててその構造や生徒会体制について紹介していきます。

生徒会を支えるツールと構造

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現状の生徒会として、このようなシステムを採用しています。基本的な連絡をLINEグループでやり取りして、情報を一旦生徒会長に集約させた後に様々なフォーマットへ変換します。

見やすい状態になった後、再度生徒会長からLINEを利用して生徒会役員へ伝達されます。情報を鵜呑みにしたり、流して仕事をするだけでは生徒会とは言えませんのでしっかり思考出来るような構造になるようにしています。

ここから、具体的に各ツールの利用方法や説明を記載していきます。

基本的な連絡はLINE 

LINEには生徒会専用のグループを作成しているため、生徒が学校に居るかや緊急の集まりにすぐに対応を取ることが出来ます。

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生徒会担当教諭から仕事をもらったりした場合、まずすぐにLINEへ連絡がいくようになっており会長でも役員でももらった人が必ず連絡します。今後、どのような仕事をする必要があるかを確認出来たら一旦生徒会長は情報を整理します。

また、整理が完了した具体的な内容や資料に関しても再度LINEで連絡を行います。以下では更に細かいところを説明していきます。

プロジェクト及びタスク管理

ja.todoist.com

どのような仕事においても、仕事内容をちゃんと把握しておくためにプロジェクト及びタスク管理ツールとして「Todoist」を利用しています。

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管理については、生徒会関連のプロジェクトを作成してその下に各プロジェクトを作成することで階層構造を作っています。このように一旦、分かりやすくタスクにすることで、自分がするべき仕事と任せられる仕事を見分けやすくなります。

また、書類を整理しつつ目を通す中で疑問が発生した場合においても、何を担当教諭に聞く必要があるかタスクとしてメモしています。

そうしなれば、無駄に偏ってしまい自分が役員に仕事を回せず疲れるだけになってしまうのです。

書類作成はGoogle Drive

www.google.com

生徒会内部で行う会議の議事をまとめておいたり、議事録を書くのはGoogle Docsで書類作成しGoogle Driveで管理するようにしています。

WindowsMac両方使用しているため、Webベースで出来ることが大きな利点になるということと、URLを共有することですぐに書類を確認させることを可能にする素晴らしい機能を持っているところが推せるポイントです。

また、新規で何か行う場合に書類を作成し構想をある程度固めたうえで、役員に提示することもあります。この際の流れが上記にも書きましたが、非常にスムーズに行えるためありがたいです。

紙データをEvernoteで管理

evernote.com

普通の高校ですので、どうしても配布される資料は紙媒体のものになっています。そのようなものは一旦集めて、自宅のiX500を使ってスキャンをした後にEvernoteへアップロードし確認出来るようにします。

blog.evernote.com

ここで、Google Driveを使えばわざわざ多くサービスを使わずに済むのですが、敢えてEvernoteで管理するのにはこだわりがあります。Evernoteのプレミアム機能にはオフラインノートブックというネット接続なしにノートブックを開ける機能があります。

また、スキャンしたデータはOCRにより文字も認識しているため検索性が非常に高く同じ行事の書類だとしても、ピンポイントで検索することが出来ます。

富士通 FUJITSU ScanSnap iX500 (A4/両面/Wi-Fi対応) FI-IX500A

富士通 FUJITSU ScanSnap iX500 (A4/両面/Wi-Fi対応) FI-IX500A

 

今のところはこんな感じ

基本的にただクラウドサービスを使っているだけで、特に凝らした施策を行っているわけではありませんが私がこの管理方法でやれると楽なのでやっているまでです。

基本的に学校の組織なので、IT企業などと違いこういったサービスを使いこなせる人なぞほとんど居ません。そのため、基本的な軸はLINEになっていてその周辺を取り巻く環境をこういったサービスを駆使することで整理しているという方になります。

当然のことながら、あくまで整理ですので実際の議論や行動においてはリアルの関係性と定例会などのある固定されたシステムが備わっていないと、意味がありません。

そこら辺は念頭において、こういったシステムを構築する必要があります。これから、どのようなものになっていくか活動を進めていく中で変わっていくこともありそうなので、また報告したいと思います。

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